En el día a día del emprendedor, tenemos muchas herramientas a nuestra disposición, pero nunca estamos seguros de si usamos las correctas, si las hay mejores, si hay cosas que puedan automatizarse, etc. La regla de oro es: pensar en productividad. Toma asiento, túmbate o simplemente ponte cómodo y ¡sigue leyendo! Vamos a hablar de por qué Google Drive es el rey.

GOOGLE DRIVE

La productividad es lo que te hace cumplir con tu trabajo

Google Drive es una herramienta para flujo de trabajo con clientes y colaboradores, donde crear documentos compartidos editables por ambos, formularios, dibujos, etc., por lo que en productividad es una herramienta muy potente. Al integrarlo con gmail, cualquier documentación puede almacenarse donde se desee en Drive, dispones de copias de seguridad y de un almacenamiento gratuito de 15GB, pero por ejemplo, por 2€ al mes tienes la posibilidad de ampliar al 100GB y tener una gran base de archivos en la nube disponible en todo momento y con carpetas compartidas con tus clientes y/o colaboradores.

Google Drive

Como flujo de trabajo con clientes, puedes realizar carpetas compartidas donde todo quede ordenado por ambos y no tener que estar haciendo hilos de email para cada cosa. Sus hojas de cálculo son otra herramienta muy útil para manejar información, control de tareas, pagos, y un largo etc., en definitiva, Google Drive es el mejor aliado de tu productividad.

Pero voy a convencerte más.


Ventajas de Google Drive para tu negocio

1. Únicamente por registrarte en Google, ya tienes 15GB de almacenamiento totalmente gratuito.

Yo misma fui fan de Dropbox, por ejemplo, pero cuando descubrí todas las herramientas de Google Drive y su integración con Gmail, me ganó. Además está el tema del espacio. Ya, desde el principio, cuentas con 15GB, que a no ser que los uses para meter pelis… ¡Es muy difícil que los consumas! Pero, si se da el caso de que los usas seriamente para incluir copias de seguridad, carpetas compartidas con clientes y colaboradores, archivos para compartir con tu comunidad, etc., puede darse el caso de que necesites más espacio. ¿Y qué es lo mejor en esto? Pues que sólo por 2€ (2€ enteros eh… solo 2) ¡tienes 100GB todos los meses!

2. Multidispositivo.

Ya no es ninguna novedad que lo necesitamos todo en la mano, al momento, estemos donde estemos y Google Drive es la nube que mejor se adapta a todos los dispositivos en todos los sistemas operativos. Tendrás todo lo que necesites disponible en todo momento. ¿Tienes que responder a un email y enviar un archivo importante adjunto? Seguramente, a todos en esta vida, nos ha pasado eso. Tienes que llegar al ordenador, buscar ese archivo en tu disco y adjuntarlo, por lo que desde el móvil ya no puedes responder a ese email hasta que llegues a casa. ¡Pues FAIL! Por eso es tan importante pensar en productividad y en disponibilidad absoluta y gracias a San Google, esa tarea está más que solucionada.

3. Trabajo colaborativo y en tiempo real.

Trabajo colaborativo

 

Para trabajar con tus clientes y/o colaboradores en un mismo documento, Google Drive se convierte en el mejor intermediario. Con la configuración de uso compartido, decides cómo compartes los archivos, concediendo permisos para ver, comentar o editar. De esta manera que mantienes el control y evitas que haya varias versiones de los archivos y te ahorras el trabajo de combinarlas. ¡Productividad!

Edición en tiempo real

Con Google Drive y Documentos de Google puedes trabajar con tu equipo, tus colaboradores o clientes en el mismo documento en tiempo real. Con los comentarios en los archivos, las conversaciones se enmarcan en un contexto y, de esta forma, ya no tienes que perder tiempo enviando y recibiendo correos electrónicos.

Imagínate que tienes que rellenar un documento con un cliente y tiene dudas. Con esta herramienta, podríais rellenar ese cuestionario, esa hoja de datos, ese documento importante para tu servicio en un momento, sin tener que estar con un hilo de emails, perdiendo tiempo o con interrupciones al teléfono.

Control de edición

También, podrás saber en todo momento lo que ocurre en tus proyectos gracias a las notificaciones de actividades automáticas que muestran quién editó los archivos compartidos y cuándo. Con el control de versiones de los documentos y archivos podrás volver atrás en el tiempo a las versiones anteriores de un archivo, de modo que no tendrás que preocuparte de perder el rastro de los cambios.

4. Búsquedas eficientes de archivos.

¿Te vuelves loco buscando algo, únicamente por el título? ¿Y si pudieras buscar entre el propio contenido? Con el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) automático y el reconocimiento de imágenes, esa tarea es mucho más sencilla, rápida y eficiente.

Búsqueda eficiente

5. Democratización de la recogida de datos.

Gracias a los formularios de Google Drive, realizar encuestas y recoger datos es una tarea al alcance de cualquiera, con resultados y visualizaciones funcionales e inmediatas. Como todo en Google se integra, luego podrás visualizar los resultados perfectamente organizados en una hoja de cálculo, trabajarlos, limpiarlos, crear infografías con ellos, etc.

Creación de formularios

Estas son solo algunas razones, pero está claro que hay muchas más y cada uno encontrará la combinación que sea más funcional para su negocio. Lo que está claro es que Google Drive es una herramienta pensada para hacerte la vida laboral mucho más fácil y productiva.

 


¡Hasta aquí el post!

Espero que toda la información te sea de utilidad, ilustrativa y que te hayas quedado con ganas de más.

¿Utilizas un servicio de almacenamiento en la nube? ¿Cuál es tu herramienta ideal? Cuéntame tu ideas, dudas o cuestiones, te espero en los comentarios 🙂

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